介護現場における効率化について

介護職の勤務表(シフト)の作成の難しさと大きな機会損失に関して

 

どうも現役介護士のたんたん(@tantan4423)です。

僕は現在25歳で4年前に保育士から介護士に無資格、未経験で転職しました。

最初の3年は島根県で法人内のショートステイと従来型特養とユニット型特養で経験を積みました。

その後上京し介護派遣にて有料老人ホームで夜勤専従として働いた後に島根に帰省し現在は老健に勤務しています。

これからのキャリアとしては近いうちに都市部に再び戻るつもりです。

かいご畑で実務者研修の資格を無料で取得して国家資格である介護福祉士を取得するつもりです。

かいご畑に関しても詳しく解説している記事がありますので良かったら読んでみてください。

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今回は『介護職のシフト作成の難しさと機械損失』について

・シフト作成の難しさ

・管理者が現場を離れることの機会損失

・シフト作成は外注すべき

という内容を順を追って説明していきます。

介護職のシフト作成は難しい

 

介護施設の形態によって違うのですけど、介護職のシフトは本当に難しいとシフト作成に奮闘している介護士を見て思います。

24時間体制でどの時間帯にも職員がいけないという制約は勤務表を作る人を困らせてしまいます。それ以外でも

 

・スタッフの不満が出てくる。意思を汲み取ることは不可能

・作成時間がかかって生産的ではない

と言う問題が出てきます。これらの難しい点について以下より解説していきます。

スタッフの不満が出てくる場合がある

 

勤務表を作成するにあたってスタッフの事を考える必要は出てきます。

そして勤務表が作成するのが人ということから一部の職員から不満の声が出てきます。

  • 夜勤が多い
  • 夜勤が少ない
  • 連休がない
  • 土日出勤が多い
  • 早番が多い
  • 希望休が通らない
  • 勤務表を出すのが遅い

みたいな声が出てきます。

このように勤務表を作成する側は多くの職員の意思を汲みつつ早く仕上げることが求められます。

確かに介護職からしたら勤務表の内容によってその月の生活が変わってくるわけですから当然ですよね。

しかし現状は人手不足だから全スタッフの思った通りの勤務を組んであげることは不可能です。

なのでどこかで連休がなくなる職員が存在するみたいなことが出てきます。

そしてそれに納得できない不平を感じた職員が退職するなどのことがあるので責任の重大です。

この問題に関しては管理者の腕というよりかは人手不足で24時間回さないといけない介護施設の状況によるものです。

そして全ての職員が納得する勤務表の作成は不可能だと思ったほうがいいですね。

誰かの希望を通すことによって誰かの希望を通さないみたいなことになりますからね。

結局声の大きな人の希望だけ通ってしまうだけになるので、正解の勤務表の作成はないものだと思っています。

作成に時間がかかる

 

このように勤務表は

  • 希望休をきく
  • 個人になるべき寄り添った勤務表にする
  • 毎日規定の人数を配置できるように調整する

という風にやるべきことが多いので作成に時間がかかります。

良くあるのが15日に希望休を締め切って25日ぐらいに勤務表を出すみたいな感じですけど。

結構多いのが次の月の数日前に勤務表が出てきて「いつも遅すぎ」というスタッフの声を多く聞きます。

そう考えて10日ぐらいは勤務表作成に時間が使われます。

はっきり言ってこれは時間の使いすぎて管理職がするべきことではないと思います。

基本は管理職がするのが勤務表作成ではあるのですけど、長時間勤務表作成で管理者を拘束してしまうのはいかがなものだと思います。

この機会損失に関してはのちに記述します。

 

管理者がシフト作成はしないほうがいい理由

 

管理職が多くの場合シフトを作成すると思うのですけど、はっきり言ってそれは辞めたほうがいいんじゃない?と思ったりします。理由としては

 

・管理職の職員は優秀である

・優秀な人材が生産的ではないデスクワークをする機会損失

・優秀な人材ほど後輩の育成のために現場に出たほうがいい

この三つが挙げられます。以下より解説していきます。

管理職になる人はその職場でも有能な人材

 

管理職に昇進する介護士は普通に下で働いている介護士よりも現場で優秀な働きをしているからなのはいうまでもないと思います。

そうじゃなければ管理職に抜擢されないですからね。

中には誰も管理職になりたくなくて管理職の椅子の押し付け合いみたいなこともあるのですけど、基本は管理者はその施設において優秀な人材です。

その有能な人材にシフト作成というデスクワークをやらせててもいいのか?と思ってしまいます。

 

有能な人材である管理者を机に貼り付けにしてしまうシフト作成

 

こんなこと言うのはあれですけど、シフトの作成を現場で優秀な人材である管理職の時間を使ってするべきことではないと思っています。

本来シフトの管理に関しては介護よりも事務寄りの仕事なので現場で働く技術職である介護士がするのは非効率的な気もします。

そして介護士不足の施設であろうと介護側の人がシフトを作成しているところを見ると「その時間で現場に入ったほうがいいのではないか?」と思っています。

言ってしまえば管轄が違うわけですし、介護士はシフト作成に向いていないとすら思っています。

先ほど書いたスタッフからの反発があると言う点からしても同じ職種の介護士が作ることによって寄り添ったものになるかもしれないですけど、近いからこそ反発が起きます。

こんな事を言うのはあれですけどシフト管理は介護職でましてや優秀な管理者の仕事ではないと思っています。

完全に時間の使い方を誤って生産的ではないですからね。

 

優秀な介護士は現場に出て育成をしたほうがいい

 

「優秀な人材の使い方としてデスクワークをさせることは良くない」と先ほどの項目で説明しましたが、ならどうしたらいいのでしょう?

それは簡単で現場に出てその優秀な能力で現場を助け周りの介護士のレベルを上げるように教育をすればいいのです。

普通に考えて優秀な人材はどんどん育成をして同じような優秀な人材を作ったほうが質の高いケアを提供できます。

そして効率も上がるわけなので結果的に業務改善にも繋がります。

デスクに貼り付けて勤務表を作成させるよりいかに生産的で将来につながるかは明らかだと思います。

しかし現場では多くの管理者がデスクワークに追われ本来優秀なケアをする能力が買われて管理者になったのに、非常にもったいないと感じちゃいます。

 

シフト作成は自動作成ツールか他の業種に外注すべき

 

何度も書きますけど優秀な管理職をデスクに貼り付けるのは非常にもったいないことだと思います。

「それならシフトはどうすればいいんだ?」となるかもしれないですけど結論を先に言うと

・外部の人間に外注する

・シフトの自動作成ツールを使用する

事をお勧めします。介護士はそもそもデスクワークに弱い傾向がありますので非効率的なやり方でシフトをアナログに作成してしまいます。

しかし自動作成ツールや事務業を専門的にしている方はもっと効率的に素早く仕事を終わらせることができます。

自動作成ツールなんて必要な情報を打ち込んだらすぐ勤務表を作成してくれるので本当にお勧めです。

人間が10日ぐらいかけてやっていたシフト作成をものの1時間もかからずに行ってくれるので利用しない手はないです。

もちろん機械に感情はなくてみんなが納得する勤務は組めないですけど、それはしょうがないような気もします。

それなら派遣で自分の働く条件を伝えて働くのがいいような気がします。

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この記事のまとめ・・・

 

この記事のまとめ

  • シフト作成の仕事は他職員からの不満や偏りが生まれる
  • シフト作成の時間が無駄でしかない
  • 有能な人材である管理職を机に貼り付けにするシフト作成は生産的じゃない
  • シフト管理は介護士がするべきことではないから機械で自動化したほうがいい
  • 機械がしたことなら不満のぶつけ先がない

何度も言いますけど勤務表作成は介護士のする仕事ではないです。

その時間があればもっと現場に入ってシフトを回すことができますし、後輩の育成をすることができます。

機械がすぐできる仕事を介護士が長い時間をかけてする意味はないと思います。

実際に中には自動シフト作成システムを使っている施設が効率を図っています。

結局最初の職場によって結構左右されるのでできるだけプロの手を借りて職場探しをした方がいいと思います。

でも実際には管理者がシフトを手作りして大きな負担になっている施設もあります。

そういう姿を見て「管理者になりたくない」という人もいるのが事実です。

 

そして中には一部の職員だけが優遇されてしまうケースもあります。機械も完璧ではないのでシフトの偏りが生じてしまう可能性があります。

そういうときは派遣で働くのがいいと思います。派遣なら曜日や時間やシフトの固定がしやすいので自分にあった働き方をシフトに左右されずに行うことも可能です。

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  • 優秀なコンサルが多い
  • 特に若い介護士さんにオススメ

という感じです。なのでお金と労働環境のいい環境を望んでいる若い人は多いので、そう言う方に寄り添ったコンサルをしてくれます。

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